根據學校2024年寒假安排，寒假放假時間為：1月18日（星期四）至2月22日（星期四）。寒假期間，為方便師生查檔、轉檔等需求，檔案館主要接受線上渠道的檔案辦理，相關業務辦理通知如下：

一、學生檔案文件查詢與轉遞

畢業生成績單、相關學籍文件查詢辦理寒假期間以郵箱（danganguan@shupl.edu.cn）預約查詢為主，也可通過電話預約以及遠程利用系統進行申請。請發送辦理事項，如畢業生成績單查詢至郵箱，并附上學生本人身份證明照片或復印件、入學年份、畢業年份、所學專業及學號等在校時期信息。

遠程利用系統網址為https://yclyxsd.shupl.edu.cn系統開放時間為工作日8:00-23:00。

畢業生查詢成績單、登記表需提供的材料有：學生姓名、身份證照片（必填），其他情況說明（如：入學年份，畢業年份，專業班級所在學院學號等在校時期信息）。使用過程中，如遇問題，也可發送辦理事項及學生信息至檔案館郵箱danganguan@shupl.edu.cn進行申請和辦理。（在校生成績單煩請咨詢教務處或學院辦理）

錄取名冊查詢：需要學生提供姓名、身份證照片、參加高考的年份、生源地（上述皆為必填）以及最初錄取專業；

其他材料：由學生填寫，檔案館進行審核是否有相關材料可以提供，如畢業論文評定書等其他情況。學生需提供姓名、身份證、在校時期所在學院班級、查詢內容、及利用目的。

查詢學生檔案轉遞需提供的材料有：學生身份證正反面照片，學生學院、班級、學號的個人基本信息，《留校學生檔案轉遞申請表》（含輔導員和學生本人簽字）、轉檔憑證（調檔函或個人承諾書）、檔案接收地址電話聯系人等相關信息。務必請提前確認、核實具體的檔案接收單位和詳細地址、郵編、聯系人電話，確保檔案接收單位具有人事檔案保管資質。

郵件預約登記可將上述材料掃描后一并發送至郵箱：danganguan@shupl.edu.cn。請務必確保所提供的檔案接收地址電話聯系人等信息詳細、準確、無誤。

一般情況下學生檔案材料每周二于檔案館工作人員現場值班時間郵寄，請學生本人或其輔導員老師務必在郵寄之前（每周二值班時間）在學生檔案管理系統走完轉檔流程，歷史遺留檔案請務必將轉檔憑證（調檔函或個人承諾書）電子版發至檔案館郵箱或將原件送達檔案館。其他特殊緊急情況，請通過電話或郵件至少提前2-3個工作日與檔案館預約。

二、部門及跨部門查檔

校內查檔部門請提前下載填寫好查檔申請表、提請領導簽字（跨部門查檔請事先征求被查閱檔案部門領導的同意并簽字），發送掃描件至郵箱danganguan@shupl.edu.cn，并提前預約申請，檔案館工作人員將于值班時間到館集中辦理。

三、檔案館寒假期間現場值班安排如下：

四、其他注意事項

寒假期間，校外人員原則上不進校，檔案館主要接受線上渠道的業務辦理，校外人員如確有緊急特殊情況需進校辦理相關業務的，需提前至少2－3個工作日通過電話或郵件形式預約申請，進校申請相關要求以我校的最新政策和相關要求為準。

相關文件材料可登錄上海政法學院圖書館（檔案館）主頁http://lib.shupl.edu.cn/，點擊頁面右上角“檔案管理制度”，進入相關頁面，下載并填寫。

圖書館（檔案館）

2024年1月15日